ERP é a sigla para Enterprise Resource Planning, expressão traduzida como Planejamento dos Recursos Empresariais. Na prática, é um sistema que conecta diferentes áreas da empresa em uma única estrutura de gestão.
Sem um ERP, uma loja pode utilizar uma ferramenta para registrar vendas, outra para controlar o estoque e várias planilhas para acompanhar compras, despesas e resultados. Além de aumentar o trabalho manual, essa separação pode gerar informações duplicadas, desatualizadas ou divergentes.
O ERP VarejOnline é uma solução voltada às características do varejo. O sistema ajuda a integrar vendas, estoque, compras, finanças, clientes e indicadores, oferecendo aos gestores uma visão mais organizada da operação.
Diferença entre um ERP genérico e um ERP para varejo
Um ERP genérico costuma atender processos administrativos comuns a diferentes empresas, como contas a pagar, contas a receber, compras e faturamento.
Um sistema especializado em varejo considera atividades específicas de lojas, como atendimento no ponto de venda, controle de estoque por unidade, variações de produtos, promoções, descontos e análise do desempenho comercial.
Nesse contexto, o ERP VarejOnline atende às particularidades da gestão varejista e conecta as rotinas das lojas aos controles administrativos da retaguarda.
Áreas que podem ser integradas
O sistema pode apoiar a integração das seguintes áreas:
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Vendas e gestão comercial;
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Estoque e movimentação de produtos;
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Compras e fornecedores;
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Contas a pagar e receber;
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Fluxo de caixa;
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Conciliação de cartões;
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Cadastro e relacionamento com clientes;
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Indicadores e Business Intelligence.
A disponibilidade das funcionalidades depende dos módulos, das configurações e das integrações contratadas.
Para quais operações a solução é indicada?
O ERP VarejOnline para redes de lojas e franquias pode atender lojas individuais, redes próprias, operações multiloja e unidades franqueadas.
Em uma loja individual, o sistema ajuda a organizar vendas, estoque e rotinas administrativas. Nas redes, permite centralizar dados e comparar unidades. Nas franquias, pode aproximar a gestão da franqueadora da operação realizada pelos franqueados.
Relação entre VarejOnline e TOTVS
A VarejOnline passou a fazer parte da TOTVS após um acordo anunciado em 2024 para aquisição da empresa. Atualmente, a solução integra o portfólio da companhia e continua sendo apresentada com foco em gestão para lojas, redes e franquias.
Por que redes de lojas e franquias precisam de um ERP especializado?
Administrar várias unidades é mais complexo do que controlar uma única loja. Cada estabelecimento realiza vendas, movimenta produtos, recebe pagamentos e gera informações diariamente.
Quando esses dados ficam espalhados em diferentes sistemas, a matriz ou franqueadora pode ter dificuldade para compreender o desempenho real da rede.
O ERP VarejOnline ajuda a centralizar essas informações, criando uma base comum para o acompanhamento das unidades.
Informações espalhadas em diferentes sistemas
Algumas lojas utilizam sistemas próprios, enquanto outras enviam planilhas e relatórios periódicos para a matriz. Nesse cenário, a equipe precisa coletar, conferir e organizar os dados antes de realizar qualquer análise.
A centralização reduz essa fragmentação e facilita o acesso a informações comerciais, financeiras e operacionais.
Falta de padronização entre as lojas
Quando cada unidade cadastra produtos, preços e promoções de maneira independente, podem surgir divergências.
Um mesmo produto pode aparecer com nomes diferentes, uma promoção pode ser aplicada incorretamente ou determinada loja pode trabalhar com uma tabela de preços desatualizada.
O ERP VarejOnline pode apoiar a utilização de cadastros e regras comuns, ajudando a preservar os padrões comerciais da rede.
Dificuldade para acompanhar os estoques
Uma loja pode ficar sem determinado produto enquanto outra mantém o mesmo item parado. Sem uma consulta integrada, a empresa pode comprar novas mercadorias mesmo tendo quantidades disponíveis em outra unidade.
A visualização dos estoques por loja ajuda a planejar compras, reposições e transferências.
Divergências financeiras e comerciais
Diferenças podem surgir entre o que foi vendido, o que deveria ser recebido e o valor efetivamente creditado.
A integração entre vendas e controles financeiros facilita a identificação de descontos, cancelamentos, taxas, pagamentos e outras movimentações que afetam o resultado.
Demora na consolidação dos resultados
Quando cada unidade envia relatórios em momentos ou formatos diferentes, a matriz demora para consolidar os números.
Com uma base centralizada, os gestores podem acompanhar indicadores com maior frequência e identificar problemas antes que eles aumentem.
Visibilidade sobre o desempenho das unidades
O resultado geral da rede pode esconder diferenças importantes. Uma unidade com bom desempenho pode compensar temporariamente uma loja que enfrenta dificuldades.
Por isso, o gestor precisa visualizar os resultados consolidados e detalhá-los por unidade, região, produto, período ou vendedor.
Como funciona a gestão centralizada de matriz, lojas e franquias?
A gestão centralizada reúne dados, regras e processos em uma estrutura comum. A matriz ou franqueadora define as diretrizes, enquanto as lojas acessam as informações necessárias para realizar suas atividades.
Com o ERP VarejOnline, essa estrutura pode reunir cadastros, políticas comerciais, permissões e indicadores utilizados por diferentes unidades.
Cadastro centralizado de produtos
O cadastro pode reunir descrição, código, categoria, marca, preço e características de cada produto. Em segmentos como moda, também pode incluir variações de tamanho e cor.
Quando todas as unidades trabalham com o mesmo cadastro, diminuem os riscos de duplicidade e inconsistência.
Preços e promoções
A matriz pode definir tabelas de preços, períodos promocionais, descontos e condições comerciais.
As campanhas podem ser válidas para toda a rede ou destinadas apenas a determinadas lojas, conforme a estratégia adotada.
Políticas comerciais
As políticas comerciais orientam descontos, pagamentos, trocas e outras situações de atendimento.
O sistema pode organizar essas regras e estabelecer limites de acesso. Um vendedor pode aplicar determinado desconto, enquanto uma condição superior pode exigir autorização do gerente.
Informações de clientes
O cadastro unificado ajuda a reconhecer o cliente em diferentes unidades ou canais. Essas informações podem apoiar o atendimento, as campanhas e as estratégias de fidelização.
A utilização dos dados deve respeitar as regras internas de acesso e as exigências da Lei Geral de Proteção de Dados.
Acompanhamento das unidades
A matriz ou franqueadora pode utilizar relatórios e indicadores para acompanhar vendas, estoques, margens, descontos e metas.
Esse acompanhamento ajuda a identificar unidades com bons resultados e lojas que precisam de treinamento, recursos ou ajustes operacionais.
Permissões por usuário
Operadores de caixa, vendedores, gerentes, compradores e gestores possuem responsabilidades diferentes.
As permissões por perfil ajudam a garantir que cada profissional visualize e altere apenas as informações necessárias para sua função.
Franqueadora e franqueado
A franqueadora precisa padronizar a rede, acompanhar os resultados e orientar o desenvolvimento das unidades.
O franqueado precisa administrar vendas, estoque, equipe e finanças da própria loja. A gestão centralizada permite que ambos utilizem a mesma base de informações para atender a objetivos diferentes.
Controle de estoque e compras em uma operação multiloja
O controle de estoque é um dos principais desafios de redes e franquias. Cada unidade apresenta um volume de vendas e uma necessidade de reposição diferente.
O ERP VarejOnline para redes de lojas e franquias ajuda a organizar entradas, saídas, transferências e recebimentos, oferecendo uma visão integrada dos produtos.
Estoque em tempo real
Quando uma mercadoria é vendida, recebida, devolvida ou transferida, sua quantidade pode ser atualizada de acordo com a movimentação registrada.
A confiabilidade das informações depende do correto lançamento das operações, da realização de inventários e da padronização dos processos.
Consulta por unidade
O gestor ou vendedor pode verificar em qual loja determinado produto está disponível.
Por meio do ERP VarejOnline, a equipe pode consultar os saldos por unidade e avaliar alternativas para atender ao cliente ou repor uma loja.
Transferência entre lojas
A transferência redistribui produtos de acordo com a demanda. Em vez de realizar uma nova compra, a rede pode verificar se outra unidade possui quantidade suficiente.
O processo deve registrar a saída na origem e a entrada no destino para evitar divergências.
Reposição de mercadorias
A reposição deve considerar histórico de vendas, estoque atual, prazo do fornecedor e demanda esperada.
Também podem ser definidos limites mínimos e máximos. O estoque mínimo alerta para a necessidade de reposição, enquanto o máximo ajuda a evitar compras excessivas.
Giro e cobertura de estoque
O giro mostra a velocidade de venda e renovação dos produtos. A cobertura estima por quanto tempo o saldo disponível poderá atender à demanda.
Esses indicadores ajudam a identificar itens com boa saída, produtos parados e riscos de falta.
Rupturas e excessos
A ruptura acontece quando o cliente deseja comprar um produto que não está disponível. O excesso ocorre quando a empresa mantém uma quantidade superior à capacidade de venda.
O acompanhamento dos estoques ajuda a equilibrar disponibilidade e investimento em mercadorias.
Sugestões e automação de compras
Dados de vendas, giro, estoque mínimo e prazo de entrega podem apoiar sugestões de compra.
A automação organiza as informações e reduz tarefas repetitivas, mas os pedidos ainda devem ser avaliados pela equipe responsável.
Recebimento e notas fiscais
O recebimento deve conferir mercadorias, pedidos e documentos correspondentes. Quantidades, valores e produtos precisam estar alinhados antes da entrada no estoque.
As funcionalidades fiscais devem ser confirmadas conforme o segmento, a localização e a configuração contratada.
Exemplo de reposição entre duas lojas
A Loja A possui duas unidades de uma mochila e vende cinco por semana. A Loja B mantém 18 unidades do mesmo produto, mas vende apenas uma por semana.
Ao consultar o ERP VarejOnline, o gestor identifica o risco de ruptura na Loja A e o excesso na Loja B. Em vez de fazer uma nova compra, transfere oito unidades da Loja B para a Loja A.
A redistribuição reduz o risco de perder vendas e melhora o aproveitamento do estoque existente.
Integração entre ERP, PDV e canais de venda
A integração conecta as vendas realizadas nas lojas às rotinas administrativas da empresa.
O PDV é utilizado para registrar produtos, receber pagamentos e finalizar vendas. O ERP organiza estoque, compras, finanças e resultados.
O ERP VarejOnline pode fazer parte dessa estrutura ao centralizar informações e conectar diferentes pontos da operação.
Integração entre PDV e ERP
Quando o PDV e o ERP estão integrados, uma venda pode atualizar o estoque e alimentar os controles comerciais e financeiros.
Isso reduz a necessidade de digitar a mesma informação em diferentes ferramentas.
Atualização de vendas e estoque
Vendas, cancelamentos, trocas e devoluções precisam estar relacionadas às movimentações dos produtos.
Quando esses registros seguem processos padronizados, a empresa obtém informações mais confiáveis sobre disponibilidade e desempenho.
Operação nas lojas físicas
O vendedor deve conseguir consultar produtos, preços e condições comerciais durante o atendimento.
As promoções configuradas precisam estar disponíveis no ponto de venda conforme suas regras e períodos de validade.
Integração com canais digitais
Lojas físicas, comércio eletrônico e marketplaces podem compartilhar informações conforme as integrações adotadas.
Essa comunicação reduz o risco de vender um produto que já foi retirado do estoque por outro canal.
Estratégia omnichannel
Omnichannel é uma estratégia que integra canais de atendimento e vendas.
Ela pode permitir que o cliente compre pela internet e retire na loja, consulte produtos em outras unidades ou receba uma mercadoria enviada por outro estoque.
O ERP VarejOnline contribui para essa estratégia ao apoiar a circulação de informações entre gestão, lojas e canais conectados.
Consulta de estoque pelo vendedor
Se um produto não estiver disponível na loja, o vendedor pode consultar outras unidades ou canais.
Essa visibilidade aumenta as possibilidades de atendimento e reduz a chance de o consumidor procurar um concorrente.
Pré-venda e mobilidade
Recursos móveis podem permitir que o vendedor consulte produtos, verifique estoques e inicie uma pré-venda fora do caixa fixo.
A disponibilidade dessas funções depende dos módulos, dispositivos e configurações utilizados.
Cadastro unificado de clientes
Um cadastro centralizado permite reconhecer o consumidor em diferentes lojas ou canais.
O histórico de relacionamento pode apoiar o atendimento e as campanhas, desde que os dados sejam utilizados conforme as regras de privacidade.
APIs e outras integrações
API é um recurso que permite a comunicação estruturada entre sistemas.
As APIs podem conectar o ERP VarejOnline ao comércio eletrônico, aplicativos, plataformas de relacionamento e outras soluções. A viabilidade de cada integração depende dos requisitos técnicos envolvidos.
Gestão financeira, fiscal e conciliação de cartões
Uma rede realiza pagamentos, cobranças e recebimentos todos os dias. Essas movimentações precisam estar organizadas para que a empresa compreenda sua posição financeira.
O ERP VarejOnline para redes de lojas e franquias pode apoiar a centralização desses registros e relacioná-los às vendas e demais atividades da operação.
Contas a pagar e receber
O controle de contas a pagar reúne compromissos com fornecedores, aluguéis, serviços e despesas.
As contas a receber mostram os valores esperados de clientes, adquirentes e outros responsáveis pelos pagamentos.
Fluxo de caixa
O fluxo de caixa registra as entradas e saídas de recursos ao longo do tempo.
Uma empresa pode vender bem e enfrentar dificuldades quando os recebimentos ocorrem depois dos vencimentos de suas despesas. A projeção ajuda a antecipar esses períodos.
Pagamentos e cobranças
A integração pode relacionar pagamentos e cobranças às compras, vendas e demais movimentações.
Essa conexão reduz lançamentos duplicados e facilita a identificação da origem de cada valor.
Conciliação de cartões
A conciliação compara as vendas registradas com os valores informados pelas adquirentes e efetivamente recebidos.
O processo deve considerar taxas, parcelamentos, antecipações e datas previstas para crédito.
Controle de taxas e recebimentos
A empresa precisa acompanhar o valor bruto da venda, as taxas cobradas e o valor líquido recebido.
Essa análise mostra o impacto dos meios de pagamento sobre a margem e ajuda a identificar cobranças diferentes das condições negociadas.
Documentos e notas fiscais
Notas fiscais e documentos devem ser relacionados às operações correspondentes.
As exigências fiscais variam conforme segmento, estado, regime tributário e tipo de movimentação. Por isso, é necessário confirmar quais funcionalidades são atendidas pela configuração contratada.
Visão financeira por loja
A análise por unidade permite acompanhar receitas, despesas e recebimentos de cada estabelecimento.
No ERP VarejOnline, a centralização pode facilitar a leitura dos resultados da rede e o detalhamento das informações por loja.
Identificação de divergências
Diferenças financeiras podem surgir por erros de lançamento, taxas incorretas, cancelamentos ou pagamentos não identificados.
A integração facilita a comparação entre o valor vendido, o valor previsto e o recebimento efetivo.
Indicadores e Business Intelligence para redes de lojas
Business Intelligence é um conjunto de recursos utilizado para transformar dados em informações úteis para a gestão.
O ERP VarejOnline pode reunir informações comerciais, financeiras e operacionais para ajudar gestores, franqueadores e lojistas a identificar padrões e comparar resultados.
Faturamento por unidade
Mostra quanto cada loja vendeu em determinado período. A análise ajuda a identificar crescimento, estabilidade ou queda nas vendas.
Ticket médio
Representa o valor médio gasto em cada transação. Para calculá-lo, divide-se o faturamento pelo número de vendas.
Margem
Mostra quanto permanece para a empresa após considerar os custos relacionados aos produtos e às vendas.
O indicador ajuda a avaliar a rentabilidade, e não apenas o volume vendido.
Produtos mais vendidos
A análise pode ser realizada por quantidade, faturamento ou margem.
Os produtos de destaque podem variar conforme unidade, região, período e perfil de público.
Giro de estoque
Indica a velocidade com que os produtos são vendidos e renovados.
A análise ajuda a definir prioridades de compra, transferência e reposição.
Taxa de conversão
Mostra a proporção entre oportunidades de atendimento e vendas realizadas.
Na loja física, pode comparar o número de visitantes com a quantidade de compras, quando existem mecanismos adequados para medir o fluxo.
Desempenho por vendedor
Pode considerar faturamento, ticket médio, número de vendas, margem e cumprimento de metas.
A análise deve levar em conta jornada, função e oportunidades de atendimento.
Descontos concedidos
Descontos podem ajudar a fechar vendas, mas reduzem a margem.
O acompanhamento por unidade e vendedor permite identificar concessões excessivas ou fora do padrão.
Comparação entre lojas
A comparação ajuda a reconhecer boas práticas e unidades que precisam de apoio.
Características como localização, tamanho e tempo de operação devem ser consideradas.
Evolução das metas
O acompanhamento mostra se as lojas e equipes estão avançando no ritmo esperado.
Com os recursos analíticos do ERP VarejOnline, os gestores podem acompanhar resultados e ajustar ações antes do encerramento do período.
Benefícios do VarejOnline para franqueadoras e franqueados
Franqueadoras e franqueados compartilham a mesma marca, mas possuem necessidades diferentes.
O ERP VarejOnline para redes de lojas e franquias cria uma base comum de informações para atender a essas duas perspectivas.
Benefícios para a franqueadora
O ERP VarejOnline oferece uma estrutura que pode apoiar:
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Padronização de cadastros e processos;
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Visibilidade sobre as unidades;
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Comparação de desempenho;
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Planejamento de produtos e campanhas;
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Controle das políticas comerciais;
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Expansão baseada em processos estruturados.
A franqueadora pode utilizar os dados para identificar dificuldades, orientar os franqueados e reconhecer práticas que apresentam bons resultados.
Benefícios para o franqueado
Para o franqueado, o sistema pode apoiar:
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Simplificação das rotinas administrativas;
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Controle de vendas e estoque;
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Acompanhamento de metas;
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Redução de retrabalho;
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Análise dos resultados da loja;
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Integração com a estratégia da marca.
O franqueado mantém a responsabilidade pela unidade, mas utiliza informações alinhadas aos padrões e objetivos da rede.
Implantação: como preparar a rede para adotar o ERP
A escolha do sistema é apenas uma parte do projeto. A implantação também exige organização dos dados, revisão dos processos, treinamento e acompanhamento.
1. Mapear processos e necessidades
Documente como a empresa realiza vendas, compras, recebimentos, transferências, pagamentos e outras atividades.
2. Definir unidades e usuários
Liste lojas, depósitos e estruturas que participarão do projeto. Depois, identifique usuários, funções e permissões.
3. Revisar cadastros e dados
Corrija registros duplicados, incompletos ou desatualizados antes da migração.
4. Planejar integrações
Identifique sistemas que precisam se comunicar com o ERP VarejOnline, como PDV, comércio eletrônico, marketplaces e ferramentas financeiras.
5. Configurar regras comerciais
Defina preços, promoções, descontos, formas de pagamento e políticas válidas para cada grupo de lojas.
6. Treinar as equipes
Adapte o treinamento às funções dos usuários. Vendedores, operadores, gerentes e gestores utilizam recursos diferentes.
7. Realizar testes
Teste vendas, cancelamentos, recebimentos, transferências, pagamentos e integrações antes da entrada em operação.
8. Implantar por etapas
Comece por uma unidade-piloto ou por um grupo de lojas. Isso permite corrigir problemas antes de ampliar o projeto.
9. Acompanhar indicadores
Monitore a utilização do sistema, a qualidade dos dados, as divergências e a adesão das equipes.
10. Corrigir processos e ampliar o uso
Registre dificuldades, faça ajustes e avalie a inclusão de novos módulos, relatórios ou integrações.
Critérios para avaliar a solução
A empresa deve considerar:
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Qualidade e disponibilidade do suporte;
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Escalabilidade para novas unidades;
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Segurança e controle de acesso;
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Possibilidades de integração;
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Treinamento e documentação;
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Aderência ao segmento varejista.
Demonstrações e levantamentos de requisitos ajudam a confirmar se as funcionalidades atendem às necessidades da operação.
Conclusão
A gestão de uma rede de lojas ou franquias exige integração, padronização e acesso rápido a informações confiáveis. Quando vendas, estoque, compras, finanças e indicadores são controlados em sistemas separados, a empresa pode enfrentar retrabalho, divergências e dificuldades para acompanhar o desempenho das unidades.
O ERP VarejOnline para redes de lojas e franquias reúne recursos voltados às necessidades do varejo e ajuda a conectar a operação das lojas à gestão da matriz ou franqueadora. Com dados centralizados, torna-se mais fácil acompanhar estoques, comparar unidades, controlar processos comerciais e analisar os resultados da rede.
Para as franqueadoras, a plataforma pode apoiar a padronização dos processos, a supervisão das unidades e o planejamento da expansão. Para os franqueados, pode simplificar rotinas administrativas, melhorar o controle da loja e oferecer informações úteis para decisões relacionadas a vendas, produtos, metas e estoque.
Recursos de Business Intelligence, mobilidade, PDV, omnichannel e integração por APIs também podem contribuir para uma operação mais conectada. A disponibilidade de cada funcionalidade deve ser confirmada de acordo com os módulos contratados, as integrações necessárias e as características do negócio.
Antes da implantação, é importante mapear processos, revisar cadastros, definir permissões, planejar integrações e preparar as equipes. A escolha do sistema deve considerar critérios como aderência ao segmento, suporte, segurança, escalabilidade e capacidade de acompanhar o crescimento da rede.
Com planejamento e utilização consistente, a centralização das informações permite transformar dados operacionais em uma visão mais clara do negócio, apoiando o controle das unidades e o desenvolvimento sustentável da rede.
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