Sistema PDV para Hortifruti: Como Comprar Melhor e Evitar Mercadorias Sobrando?

Introdução:

Comprar frutas, legumes e verduras em grandes quantidades pode parecer vantajoso, principalmente quando os fornecedores oferecem descontos. Porém, quando as mercadorias não são vendidas a tempo, o hortifruti enfrenta desperdícios, produtos deteriorados e dinheiro parado no estoque. Para evitar esse problema, é importante conhecer a quantidade vendida diariamente, verificar os produtos disponíveis e planejar os pedidos conforme a procura dos clientes. Um sistema PDV para hortifruti pode ajudar nessa organização ao reunir registros de vendas e informações que apoiam o controle de estoque. Dessa forma, o comerciante consegue identificar quais produtos precisam de reposição, quais estão sobrando e quando é necessário reduzir as compras. Com um planejamento simples, é possível manter as prateleiras abastecidas sem comprometer o lucro com mercadorias em excesso.

Por que sobram tantas mercadorias no hortifruti?

As sobras de mercadorias geralmente acontecem quando o estabelecimento compra mais produtos do que consegue vender dentro do período adequado de conservação.

Diferentemente de outros comércios, um hortifruti trabalha com alimentos que podem perder qualidade rapidamente. Por isso, pequenas falhas no planejamento das compras podem provocar desperdícios e aumentar os custos da operação.

Compras feitas sem analisar as vendas anteriores

Um dos erros mais comuns é comprar mercadorias apenas pela experiência do proprietário ou pela quantidade adquirida na semana anterior.

Imagine que um hortifruti compre 50 kg de tomate toda segunda-feira. Entretanto, em determinados períodos, as vendas diminuem e parte dessa quantidade acaba sobrando.

Sem consultar o histórico de vendas, o comerciante pode continuar fazendo o mesmo pedido, mesmo quando a procura é menor.

O ideal é analisar a quantidade vendida nos últimos dias e comparar essas informações com o estoque disponível. Assim, as decisões de compra passam a considerar o consumo real dos clientes.

Produtos perecíveis e mudanças na procura dos clientes

Nem todos os alimentos possuem o mesmo tempo de conservação ou a mesma frequência de venda.

Folhas, frutas maduras e determinados legumes exigem atenção especial, pois podem perder qualidade antes da próxima reposição.

Além disso, a procura pelos produtos pode variar conforme:

• Dias da semana e horários de maior movimento.

• Estação do ano e disponibilidade das mercadorias.

• Preços praticados e ofertas especiais.

• Hábitos de consumo dos clientes.

• Condições climáticas que influenciam o movimento da loja.

Por exemplo, um estabelecimento pode vender mais frutas aos sábados do que às segundas-feiras. Se comprar a mesma quantidade para todos os dias, poderá enfrentar excesso de produtos nos períodos de menor movimento.

Falta de controle sobre o que já existe no estoque

Outro problema acontece quando o responsável realiza novos pedidos sem verificar as mercadorias armazenadas.

Imagine que uma loja ainda tenha 20 kg de batata disponíveis, mas faça uma nova compra de 40 kg por não saber a quantidade existente.

Nesse caso, o estoque aumenta sem que exista necessariamente uma demanda suficiente para consumir todos os produtos.

Manter o controle de entradas, vendas e perdas ajuda a conhecer a quantidade realmente disponível e evita compras desnecessárias.

Como saber a quantidade certa de mercadorias para comprar?

A quantidade ideal depende do volume de vendas, do estoque disponível, do prazo de entrega dos fornecedores e das condições de conservação de cada produto.

Não existe uma quantidade única que funcione para todos os hortifrutis. O mais importante é acompanhar a movimentação das mercadorias e ajustar os pedidos de acordo com a necessidade do estabelecimento.

Consulte os produtos mais vendidos em cada período

O primeiro passo é descobrir quais frutas, legumes e verduras possuem maior saída.

Para isso, o comerciante pode consultar o histórico de vendas e identificar a quantidade comercializada em determinado período.

Por exemplo, se um hortifruti vendeu 140 kg de batata durante sete dias, sua média diária nesse intervalo foi de 20 kg.

Esse resultado serve como referência inicial para organizar as próximas compras.

Entretanto, a média não deve ser utilizada isoladamente. É importante observar se houve promoções, feriados ou outros acontecimentos que possam ter alterado o movimento da loja.

Considere dias da semana, sazonalidade e condições de conservação

As vendas de um hortifruti nem sempre seguem o mesmo ritmo durante a semana.

Por isso, além de calcular a média diária, vale identificar os períodos em que determinados produtos costumam ter maior procura.

Imagine que uma loja venda mais alface e tomate às sextas-feiras e aos sábados. Nesse caso, o planejamento pode prever uma reposição maior antes desses dias, desde que exista capacidade de armazenamento e demanda suficiente.

Também é necessário considerar a sazonalidade. Alguns produtos apresentam alterações de disponibilidade, preço e procura ao longo do ano.

O planejamento deve equilibrar esses fatores para evitar tanto a falta quanto o excesso de mercadorias.

Calcule a necessidade de reposição antes de fazer novos pedidos

Uma maneira simples de planejar as compras é estimar quanto será vendido até a próxima entrega do fornecedor.

Para isso, considere três informações:

• Quantidade média vendida por dia.

• Número de dias até a próxima reposição.

• Estoque disponível em boas condições para venda.

A fórmula básica é:

Quantidade a comprar = (Venda média diária × Dias até a próxima entrega) − Estoque disponível

Esse cálculo representa uma estimativa inicial e pode precisar de ajustes conforme as perdas previstas, a variação da demanda e o prazo de conservação.

Exemplo prático: como calcular a compra de tomate?

Imagine um hortifruti com a seguinte situação:

Nesse exemplo, a previsão de consumo é de 45 kg até a próxima entrega. Como ainda existem 12 kg disponíveis, a compra estimada será de 33 kg.

Antes de confirmar o pedido, o comerciante deve verificar se os tomates armazenados estão em boas condições e se a quantidade planejada poderá ser vendida antes de perder qualidade.

Esse cuidado evita que o estabelecimento compre mais apenas porque o fornecedor oferece um preço menor por quantidade.

Como usar um sistema PDV para hortifruti no planejamento de compras?

O planejamento fica mais fácil quando o comerciante consegue consultar informações confiáveis sobre as vendas e a movimentação dos produtos.

Um sistema PDV para hortifruti, quando integrado ao controle de estoque, permite utilizar os registros comerciais como referência para acompanhar a demanda e organizar a reposição.

Entretanto, a qualidade dessas informações depende do cadastro correto dos produtos e do registro adequado das operações.

Registre corretamente as vendas por produto e peso

Em um hortifruti, muitas mercadorias são comercializadas por quilo, enquanto outras podem ser vendidas por unidade, pacote ou bandeja.

Por isso, cada produto precisa estar cadastrado com a unidade de medida apropriada.

Imagine que uma loja venda bananas por quilo, mas os registros não indiquem corretamente a quantidade comercializada. Nesse caso, o responsável poderá ter dificuldades para identificar quanto saiu do estoque.

Quando as vendas são registradas corretamente, fica mais fácil consultar o consumo dos produtos e entender quais mercadorias precisam de reposição.

Acompanhe as entradas, saídas e perdas do estoque

O controle de estoque não deve considerar apenas as compras e as vendas.

Produtos deteriorados, danificados ou descartados também precisam ser registrados para que o saldo represente a quantidade realmente disponível.

Por exemplo, imagine que uma loja receba 30 kg de morango e venda 20 kg. Se outros 4 kg forem descartados por perda de qualidade, o estoque disponível será de 6 kg, e não 10 kg.

Sem o registro dessa perda, o comerciante poderá acreditar que possui mais mercadorias do que realmente pode oferecer aos clientes.

Essa diferença pode prejudicar o planejamento de compras e provocar erros durante a reposição.

Utilize relatórios para identificar produtos com maior e menor saída

Os relatórios de vendas ajudam a identificar quais mercadorias apresentam maior procura e quais permanecem mais tempo no estoque.

Com essas informações, o responsável pode comparar o desempenho dos produtos e avaliar a necessidade de ajustar as compras.

Por exemplo:

• Produtos com vendas frequentes podem exigir reposição mais regular.

• Mercadorias com pouca saída podem ser compradas em quantidades menores.

• Alimentos com perdas recorrentes precisam de uma análise das condições de compra, armazenamento e exposição.

Além do estoque, é importante manter os registros financeiros organizados. Para entender como conferir pagamentos e movimentações corretamente, veja também como um PDV ponto de venda pode ajudar a evitar divergências no fechamento do caixa.

Quais produtos comprar mais e quais comprar menos?

A decisão de comprar mais ou menos deve considerar a procura, o estoque existente e o risco de deterioração.

Não basta observar quais produtos vendem mais. É necessário avaliar se a quantidade comprada costuma ser suficiente, excessiva ou insuficiente.

Como ajustar as compras conforme a demanda?

A tabela apresenta situações ilustrativas que podem acontecer na rotina de um hortifruti.

Tabela — Como ajustar as compras de um hortifruti conforme a demanda

Os exemplos são ilustrativos e não representam dados reais de vendas.

O objetivo não é reduzir indiscriminadamente as compras, mas encontrar uma quantidade adequada para cada mercadoria.

Um produto com vendas constantes pode justificar pedidos regulares, enquanto outro com pouca procura pode exigir compras menores e mais frequentes, dependendo das condições oferecidas pelo fornecedor.

Como evitar desperdícios depois que as mercadorias chegam?

O cuidado com os produtos não termina quando a compra é realizada. O recebimento, a organização e o acompanhamento do estoque também influenciam a quantidade de mercadorias que poderá ser vendida.

Mesmo um pedido bem planejado pode gerar prejuízos quando os alimentos são armazenados incorretamente ou permanecem expostos além do período adequado.

Confira qualidade, quantidade e peso no recebimento

Antes de guardar as mercadorias, o responsável deve verificar se os produtos entregues correspondem ao pedido realizado.

Essa conferência deve considerar:

• Quantidade e peso recebidos.

• Estado de conservação dos alimentos.

• Presença de produtos amassados ou danificados.

• Correspondência entre pedido, entrega e documento fiscal.

• Condições gerais de transporte e recebimento.

Imagine que um fornecedor entregue 25 kg de tomate, mas parte dos produtos apresente sinais de deterioração.

Se a loja registrar toda a quantidade como disponível para venda, o controle poderá apresentar um saldo maior do que o estoque realmente aproveitável.

Por isso, as divergências devem ser identificadas e tratadas no recebimento.

Organize os produtos conforme suas necessidades de conservação

Frutas, legumes e verduras não devem ser armazenados indiscriminadamente da mesma maneira.

Alguns alimentos precisam de refrigeração, enquanto outros exigem condições específicas de temperatura, ventilação ou umidade.

É importante seguir as orientações adequadas para cada produto, evitando exposição excessiva ao calor, danos por empilhamento e condições que acelerem a deterioração.

Também é recomendado manter o local de armazenamento limpo e organizar as mercadorias de forma que possam ser facilmente identificadas.

Priorize a venda dos produtos mais antigos e em boas condições

Uma prática útil é organizar a saída das mercadorias considerando a data de recebimento e suas condições de conservação.

Produtos mais antigos que ainda estejam adequados para o consumo podem receber prioridade na exposição, desde que respeitadas as necessidades de conservação e a qualidade dos alimentos.

Imagine que um hortifruti tenha recebido novas caixas de maçã enquanto ainda existem unidades da entrega anterior em boas condições.

Em vez de misturar todas as mercadorias sem identificação, o responsável pode organizar os lotes e acompanhar quais devem ser comercializados primeiro.

Esse cuidado ajuda a reduzir o risco de produtos permanecerem esquecidos no estoque.

Registre perdas para corrigir as próximas compras

O registro das perdas permite identificar quais mercadorias estão gerando desperdícios e investigar os motivos.

Por exemplo, se o estabelecimento descarta alface frequentemente, é importante verificar se a causa está relacionada a compras excessivas, armazenamento inadequado ou baixa procura.

O registro pode incluir o produto, a quantidade descartada, a data e o motivo identificado.

Com o tempo, essas informações ajudam a ajustar os pedidos e melhorar a rotina de conservação.

Quais erros evitar ao comprar mercadorias para o hortifruti?

Mesmo com o acompanhamento das vendas, algumas decisões podem comprometer o resultado das compras.

Conhecer esses erros facilita o planejamento e evita que o estabelecimento acumule produtos desnecessariamente.

Comprar grandes quantidades apenas pelo desconto

Um fornecedor pode oferecer um preço menor para pedidos maiores. Entretanto, o desconto não representa necessariamente uma economia.

Se a loja não conseguir vender a quantidade adquirida antes da deterioração, as perdas podem superar a vantagem do preço.

Antes de aproveitar uma oferta, é importante verificar o volume esperado de vendas e a capacidade de conservação.

Ignorar produtos que já estão armazenados

Comprar sem conferir o estoque pode provocar acúmulo de mercadorias.

Por isso, antes de realizar novos pedidos, o responsável deve verificar não apenas a quantidade existente, mas também as condições dos produtos disponíveis.

Não analisar as perdas anteriores

Quando o comerciante acompanha somente o total vendido, pode deixar de perceber que parte das compras está sendo descartada.

O ideal é comparar a quantidade comprada, vendida e perdida, identificando produtos que exigem ajustes na reposição.

Repetir a mesma quantidade de compras durante toda a semana

A demanda pode variar de acordo com o dia e o movimento do estabelecimento.

Comprar sempre a mesma quantidade, sem observar essas diferenças, pode gerar sobras em dias de menor procura e falta de mercadorias nos períodos movimentados.

Desconsiderar o prazo de entrega dos fornecedores

O intervalo entre o pedido e o recebimento também influencia o planejamento.

Se um fornecedor realiza entregas apenas duas vezes por semana, a loja precisa estimar a demanda até a próxima reposição.

Por outro lado, quando existem entregas mais frequentes, pode ser possível trabalhar com quantidades menores, desde que os custos e as condições de fornecimento sejam adequados.

Como criar uma rotina simples para comprar melhor?

Uma rotina organizada ajuda a transformar os registros de vendas em decisões práticas de compra.

O estabelecimento não precisa começar com cálculos complexos. O mais importante é acompanhar algumas informações essenciais e utilizá-las antes de realizar cada pedido.

Passo 1 — Consulte as vendas anteriores

Verifique quais produtos foram mais vendidos nos últimos dias e compare os resultados com períodos semelhantes.

Observe também se houve promoções ou mudanças no movimento que possam influenciar a previsão de consumo.

Passo 2 — Confira o estoque físico

Antes de comprar, verifique a quantidade disponível e as condições das mercadorias armazenadas.

Essa conferência ajuda a identificar diferenças entre os registros e os produtos que realmente podem ser comercializados.

Passo 3 — Identifique produtos com risco de deterioração

Observe quais frutas, legumes e verduras precisam ser vendidos com maior rapidez.

Produtos com sinais de perda de qualidade devem ser avaliados e tratados conforme suas condições, sem disponibilizar alimentos impróprios para consumo.

Passo 4 — Estime a demanda até a próxima entrega

Utilize a média de vendas como referência e considere o intervalo de reposição do fornecedor.

Por exemplo, se um hortifruti vende aproximadamente 8 kg de cenoura por dia e receberá uma nova entrega em quatro dias, a previsão inicial será de 32 kg para o período.

Depois, desconte a quantidade que já está disponível e própria para venda.

Passo 5 — Defina as quantidades de compra

Com a previsão de vendas e o estoque conferido, estabeleça a quantidade necessária de cada produto.

Considere também possíveis oscilações na procura, condições de armazenamento, perdas esperadas e quantidades mínimas exigidas pelos fornecedores.

O objetivo é evitar pedidos excessivos sem comprometer a disponibilidade das mercadorias.

Passo 6 — Registre o recebimento e acompanhe os resultados

Quando os produtos chegarem, confira a entrega e registre as quantidades recebidas.

Nos dias seguintes, acompanhe as vendas e observe se a quantidade comprada foi suficiente ou se houve sobras.

Um sistema PDV para hortifruti com recursos de controle de estoque e relatórios pode apoiar esse acompanhamento, reunindo informações úteis para comparar o planejamento com os resultados obtidos.

Assim, cada reposição fornece novas informações para ajustar os próximos pedidos, reduzindo decisões baseadas apenas em estimativas e tornando a gestão de compras mais organizada.

 

Você sabe exatamente quais produtos precisam de reposição?

Tenha mais organização na rotina comercial e utilize informações das vendas para tomar decisões de compra com mais segurança.

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